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20. November 2017

Faktor Zeit in der Messe-Nachbearbeitung: Warum Sie das Eisen schmieden sollten, solange es heiß ist.

Frederic Sell

Sie werden selbst schon erlebt haben, dass Messestände häufig die alljährliche Übung für absolute Perfektion sind. Große Summen werden in Standarchitektur, Exponate oder Videopanels investiert. Während Unternehmen viel Geld in die Vorbereitung und in Ihren Messestand investieren, geht ihnen nach einer anstrengenden Messe jedoch oft die Puste aus.

Der AUMA (Ausstellungs- und Messeausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V.) hat in seiner Studie „Informations- und Beschaffungsverhalten von Entscheidern“ aus dem Jahr 2015 wiederholt Fachbesuchern die Frage nach ihrer Zufriedenheit in Sachen Messenachbereitung gestellt. Die Defizite sind trotz Verbesserungen zum Vergleichsjahr 2008 beachtlich: Nur 85% der Besucher hörten nach der Messe noch etwas von Aussteller und wiederum nur 60% dieser Besucher waren mit dem erhaltenen Feedback zufrieden.

Für viele Unternehmen ist die Beteiligung an Fach- und Branchenmessen ein wichtiger Baustein ihrer Marketingstrategie. Sie möchten von der einzigartigen Möglichkeit profitieren, an einem einzigen Ort und in kürzester Zeit zahlreiche Kunden- und Interessentengespräche zu führen.

Woran liegt es dann, dass so viele Aussteller der Nachbearbeitung ihrer Messekontakte so wenig Augenmerk schenken?

Möglicherweise liegt die schleppende, bis gänzlich ausbleibende Messenachbearbeitung daran, dass die Messemitarbeiter nach den anstrengenden Messetagen ermüdet sind. Womöglich auch daran, dass die Aufgaben aus dem Tagesgeschäft priorisiert werden. Vielleicht mangelt es zudem an klaren und belastbaren Prozessen, die eine schnelle und saubere Nachbearbeitung sicherstellen. Am Naheliegendsten ist ein mangelndes Bewusstsein darüber, dass eine zeitnahe Nachbearbeitung der Schlüssel zum Erfolg ist.

Solange Gesprächsinformationen nicht vollständig, strukturiert und vor allem zeitnah nachbearbeitet werden, sind die mit einer Messe verbundenen finanziellen und personellen Aufwendungen nicht zielführend.

Die Auswirkungen einer zu langsamen Nachbearbeitung von Interessenten-Anfragen, untersucht eine breitangelegte Studie von Dr. James Oldroyd („The Short Life of Online Sales“). Die im Harvard Business Review veröffentlichte Studie hat über 2.200 US-amerikanische Unternehmen auditiert und 1,25 Mio. Leads analysiert. Die Ergebnisse lauten:

• die durchschnittliche Reaktionszeit bei eingehenden Anfragen im B2B Bereich betrug 42 Stunden.
• nur 37% der angefragten Unternehmen reagierten binnen einer Stunde.
• 16% der angefragten Unternehmen reagierten innerhalb der ersten 24 Stunden.
• 24% der angefragten Unternehmen benötigten mehr als 24 Stunden für die Bearbeitung.
• 23% der Unternehmen haben überhaupt nicht reagiert.

Die aber wohl aufrüttelndste Erkenntnis der Studie ist: Sobald auf eine Anfrage innerhalb weniger als einer Stunde reagiert wurde, steigt die Chance auf ein qualitatives Gespräch um das siebenfache im Vergleich zu einer Reaktionszeit ab einer Stunde aufwärts. Im Vergleich zu einer Reaktionszeit von 24 Stunden hatte der Rücklauf eine 60 Mal bessere Wirkung.

Die Studie zeigt, wie sich bei Reaktion innerhalb kürzester Zeit ein potentiell vielversprechender Lead in einen noch wirkungsvolleren Kontakt verwandeln kann.

Die Daten von Dr. Oldroyd fokussieren sich auf Online-Anfragen. Dennoch sind sie aus unser Erfahrung auch auf Messe-Leads übertragbar. Auch der Messebesucher erwartet zu Recht einen außergewöhnlichen Service. Für Unternehmen gilt auch für die Nachbearbeitung von Messen: „first come, first serve“.

Nach einem Research von InsideSales.com gehen 35-50% der Aufträge an den Anbieter, der den Anfragenden zuerst bedient.

Als Messeaussteller können Sie es sich nicht leisten, fahrlässig mit ihren Messe-Kontakten umzugehen, investiertes Geld und aufgewendete Zeit nicht zu nutzen. Eine zeitnahe und kundenorientierte Kontaktaufnahme ist entscheidend für Ihren Messeerfolg und signalisiert ihren Kunden Professionalität und Wertschätzung.

Wie können wir Sie im Rahmen Ihres Messe-Lead-Managements unterstützen?

Mit einer digitalen Leaderfassung App wie Pitchviw haben Sie die Möglichkeit, Daten Ihrer potentiellen Kunden und Interessenten sofort rechtssicher zu erfassen und Ihren elektronischen Leadbogen zu erstellen.

Ein erstes Follow-Up können Sie bereits direkt nach Ihrem Messegespräch per Email folgen lassen. Beeindrucken Sie Ihren Interessenten und potentiellen Kunden mit dieser herausragenden Reaktionszeit und übermitteln Sie ihm zusätzlich zu dieser ersten Email erste, persönliche Dokumente.

Unter Nutzung von pitchview werden Ihre Leads automatisch in Ihr CRM und EMail-Marketingsystem übertragen und Ihr Vertrieb kann dadurch direkt nach einer Messe nahtlos mit der zweiten Follow-Up Aktion starten. Die Vernetzung mit Ihren Kollegen und die Weitergabe vertriebsrelevanter Informationen erfolgt bereits während der Messe.

Anhand der durch pitchview generierten Kennzahlen können Sie ein fundiertes Messecontrolling durchführen und auf dieser Basis Ihr Messe-Lead-Management anpassen.

Schaffen Sie Ihren Kunden nachhaltige Messe-Erlebnisse und sichern Sie ihren Messerfolg durch zeitnahe und professionelle Kommunikation!

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